Kf 255: Mandanten-Onboarding

Klare Worte und wechselseitige Probezeit Shownotes Es ist wichtig, die eigenen Erwartungen klar zu definieren (z.B. digitale Übermittlung der Buchhaltung, Stundensätze, Tür-und-Angel-Pauschale) und gleichzeitig die unverhandelbaren Punkte des Mandanten zu erfragen, um die Kompatibilität zu prüfen. Es wird eine gegenseitige Probezeit von 6 Monaten vereinbart. Dies gibt beiden Seiten die Möglichkeit zu prüfen, ob die Zusammenarbeit wie beabsichtigt funktioniert. Ein fester Termin nach 6 Monaten wird bereits bei der Aufnahme des Mandats vereinbart, um die Zusammenarbeit zu besprechen. Ein internes Feedbackgespräch findet bereits nach 3 Monaten statt, um frühzeitig positive oder negative Entwicklungen zu kommunizieren. Für wiederkehrende Probleme wie nicht beantwortete Fragen zu offenen Belegen werden vorab klare, schriftliche Vereinbarungen getroffen. Ein Beispiel ist, offene Posten nach einem Monat für den Mandanten steuerlich maximal ungünstig zu verbuchen, um Strafverfahren zu vermeiden und die eigene Arbeit abzuschließen. Es ist entscheidend, ehrlich über die eigenen Kapazitäten zu sein. Wenn eine Kanzlei z.B. keine proaktive Beratung leisten kann (sondern als "Buchhaltungsfabrik" agiert), sollte dies offen kommuniziert und alternative, kostenpflichtige Beratungsformate (z.B. quartalsweise Treffen, "Steuergestaltungsclub") angeboten werden. Die Automatisierung von Onboarding-Prozessen wird kritisch gesehen. Es wird argumentiert, dass die Automatisierung von monatlich wiederkehrenden Prozessen Vorrang haben sollte, da der Onboarding-Prozess ein Einmalaufwand ist und die DATEV-Schnittstellen ohnehin manuelle Arbeit erfordern. Es wird empfohlen, auf schriftliche Steuerberatungsverträge zu verzichten, um administrativen Aufwand zu sparen. Der betriebswirtschaftliche Nutzen (Zeitersparnis) überwiege das geringe Risiko, bei Gebührenstreitigkeiten vor Gericht zu verlieren. Beim Thema Honorar wird eine klare und nicht verhandelbare Preispolitik empfohlen. Mario nutzt den Spruch "Rabatt ist eine Stadt in Marokko" und begründet die festen Preise mit dem Grundsatz der Gleichbehandlung aller Mandanten. Das Onboarding-Gespräch sollte idealerweise vom Kanzleiinhaber zusammen mit dem zukünftigen Sachbearbeiter geführt werden, um eine direkte Wissensweitergabe sicherzustellen. Es wird eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs empfohlen, in der die besprochenen Punkte und insbesondere die Punkte, die die Kanzlei nicht leisten kann, festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Entscheidungen Es wird eine gegenseitige Probezeit von sechs Monaten für neue Mandanten eingeführt, mit einem festen Besprechungstermin nach Ablauf dieser Zeit. Nach drei Monaten wird ein erstes internes Feedback zur Zusammenarbeit mit dem neuen Mandanten eingeholt und gegebenenfalls an den Mandanten kommuniziert. Bei wiederkehrenden Problemen (z.B. fehlende Belege) wird eine standardisierte Vorgehensweise (z.B. ungünstigste Verbuchung nach einem Monat) schriftlich mit dem Mandanten vereinbart. Die Kanzlei verzichtet auf schriftliche Steuerberatungsverträge, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Honorare sind nicht verhandelbar, um die Gleichbehandlung aller Mandanten zu gewährleisten. Action Items Aufgaben | Task | Verantwortliche Partei | Frist | Notizen | | --- | --- | --- | --- | | Gespräch zur Zusammenarbeit nach der Probezeit führen | Sachbearbeiter / Kanzleiinhaber | 2027-01-31 | Fester Termin, der bereits bei der Aufnahme des Mandats vereinbart wird. | | Internes Feedback zur Zusammenarbeit einholen | Sachbearbeiter | 2026-10-31 | Drei Monate nach Beginn des Mandats, um frühzeitig Probleme oder Erfolge zu erkennen. | | Schriftliche Zusammenfassung des Onboarding-Gesprächs erstellen | Kanzleiinhaber | Nach jedem Onboarding-Gespräch | Die Zusammenfassung soll insbesondere festhalten, welche Erwartungen des Mandanten die Kanzlei nicht erfüllen kann. | Fristen 2026-10-31: Erstes internes Feedback zur Zusammenarbeit mit neuen Mandanten einholen. 2027-01-31: Gespräch mit dem neuen Mandanten über die Zusammenarbeit nach der 6-monatigen Probezeit führen. Folgemaßnahmen Das Onboarding-Gespräch wird zukünftig vom Kanzleiinhaber gemeinsam mit dem zuständigen Sachbearbeiter geführt. Es wird eine schriftliche Zusammenfassung des Onboarding-Gesprächs an den Mandanten gesendet, um die besprochenen Punkte klar zu dokumentieren.